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Sede
- Presentación de un destino mediante Power Point,
CD Rom, Internet y carpetas de promoción turística
- Búsqueda y elección de un centro de convenciones
u hotel en la ciudad sede luego de haber realizado un estudio
del mercado local de acuerdo a las características
del Eventos
- Negociación de contratos, planes de pagos, servicios
a prestar por el mismo.
Finanzas
- Confección, revisión y actualización
de presupuestos
- Control de ingresos y egresos (cash
flow)
- Registros contables
- Informes mensuales
- Informe final
Promoción - Difusión
- Confección del Mailing
- Campaña de Prensa
Marketing por internet
Información en exposición y congresos
vinculados
Exposición comercial - comercialización
del Congreso
- Confección de carpetas con folletería,
planos, reglamentos de la exposición
Contacto con los posibles expositores
- Comercialización del programa
final, material participantes, libro de resúmenes,
actividades sociales, señalización, etc.
- Realización de contratos con
los expositores, detallando planes de pagos, formas de participación
- Enlace con armadores para armado y
desarmado de la misma
- Elaboración de catálogo
de la muestra y guía de expositores
- Provisión de servicios en sede
como seguridad, líneas de teléfono, internet,
mobiliario, personal auxiliar, etc.
- Coordinación y contratación
de los seguros, con la aduana, carga y transporte, depósitos
y seguridad.
- Acreditación en sede de expositores
y visitantes
Secretaría Científica
- Confección de cartas solicitando
auspicios científicos y gubernamentales.
- Personal a disposición del Comité
Organizador para contacto con disertantes, conferencistas
e invitados especiales
- Simposios satélites y asociados
- Diseño del formulario para recepción
de resúmenes y trabajos libres
- Recepción de resúmenes vía internet, e-mail o correo tradicional
- Correspondencia con los autores confirmando
recepción y resultado del mismo
- Contacto con los evaluadores
- Diseño y producción de
primer anuncio, afiche, segundo anuncio, programa preliminar,
programa final, libro de resúmenes, etc.
- Preparación del libro y/o CD
de resúmenes y/o actas (para los trabajos completos)
- Personal en sede para supervisar el
correcto funcionamiento del programa y solución de
eventuales problemas
Inscripciones y acreditaciones
- Diseño de la ficha de inscripción
para mailing e internet
- Información al participante
potencial acerca de las distintas opciones o formas de participación
en el programa académico
- Recepción de inscripciones vía
internet, fax, correo o personalmente antes del congreso
y en sede mediante sistemas informatizados
- Procesamiento de las mismas, cobranzas,
confección y envío de recibos y confirmación
de estas
- Administración de pago vía
tarjetas de crédito,
- Confección de informes parciales,
listados, estadísticas e Informes finales
Alojamiento y turismo
- Contratación de hoteles y asignación
de habitaciones
- Confección de ficha de reserva
de hoteles
- Chequeo y actualización de datos
con los hoteles
- Confirmación de las reservas
- Manejo de modificaciones y cancelaciones
- Diseño y supervisión
de itinerarios de tours para participantes y acompañantes
- Tours y excursiones pre y post congreso
- Traslados de llegadas y salidas
- Contratación de guías
profesionales multilingues
- Stand en sede para asistencia de los
participantes
Actos sociales - protocolo
- Organización de eventos sociales
- Organización de eventos culturales
- Cenas
- Almuerzos
- Desayunos de trabajo
- Cocktails
- Noche de Gala
- Cena de Clausura
- Cena del Presidente
- Confección del protocolo de
los eventos
- Diseño, producción y
entrega de invitaciones
- Coordinación y supervisión
de entretenimientos, menús, ambientación y
musicalización de los mismos
- Supervisión en sede
Coordinación en sede:
- Control del cumplimiento de cronograma
de tareas
- Supervisión de los servicios
a brindar por el Hotel, gastronomía
- Armado de los diferentes salones
- Servicios audiovisuales de sonido,
proyecciones, traducción simultánea, votación
interactiva, etc
- Intérpretes
- Acreditación de delegados pre
inscriptos y registración de nuevos inscriptos
- Confección de estadísticas,
listados e informes
- Control de acceso a salas y diferentes
áreas
- Tesorería
- Entrega de material
- Centro de documentación
- Business center del Congreso
- Centro de Informes del Congreso
- Señalización
- Decoración, panelería
- Montaje de exposición comercial
- Montaje de galería de pósters
- Asistencia a los oradores invitados
- Administración de las sesiones
plenarias, orales y simposio
- Asistencia a los expositores
- Servicio de emergencias médicas
- Servicio de fotografía, grabación
en video y audio
- Personal auxiliar bilingue en inscripciones,
salas, actos sociales, centros de informes, turismo, prensa,
etc.
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